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Fonctionalités d'epm

L'application s'articule autour de trois modules principaux, destinés aux différentes fonctions de la gestion des marchés :

- gestion et suivi de la procédure,

- assistance à la rédaction des pièces administratives,

- gestion des commissions.

 

Ces trois modules principaux s'appuient sur des modules supports :

 -  base documentaire,

 -  statistiques,

 -  administration.

 

epm a vocation à s'interfacer avec d'autres systèmes d'information (exécution financière des marchés, gestion des opérations de travaux...).

Module Gestion et suivi de la procédure

Il permet de suivre toutes les étapes du cycle de vie d'une consultation (de sa définition initiale jusqu'à la notification du marché).

Le processus de passation d'un marché est découpé en cinq étapes majeures qui structurent le module :

- Définition : saisie des caractéristiques principales de la consultation, élaboration du calendrier prévisionnel, consolidation du DCE et choix des supports de publicité

- Publicité : lancement de la consultation

- Consultation : gestion des registres des retraits, registres des dépôts et questions / réponses, en lien avec la plate-forme de dématérialisation à destination des opérateurs économiques

- Dépouillement : analyse et classement des candidatures et des offres

- Attribution : numérotation du marché, suivi du contrôle de légalité, préparation de l'avis d'attribution, édition de la fiche de recensement pour l'OEAP
Module Gestion des commissions

Ce module gère l'organisation des séances de commissions d'appel d'offres, de jurys de concours, de commissions internes.

Les gestionnaires de commissions disposent donc des fonctionnalités suivantes :

- Définition des membres des commissions pour l'envoi des convocations, des ordres du jour et des dossiers

- Etablissement du calendrier des réunions

- Définition des ordres du jour : validation et inscription des dossiers
Module support Statistiques

Il restitue des statistiques sur l'activité « marché ».

31 requêtes sont disponibles et exportables vers des tableurs.

Exemples :

- Répartition du nombre de consultations lancées par type de procédure

- Analyse des supports de publicité utilisés

- Analyse du nombre de réponses reçues par consultation

- Durée d'analyse des offres

- Suivi de la durée de passation des marchés

- Analyse de l'activité d'un fournisseur aux marchés de la Ville sur une période donnée

- Tableau d'ouverture des plis par séance
Module Assistance à la rédaction

Il assiste les rédacteurs dans l'élaboration des documents administratifs (CCAP, AE, RC) à partir de modèles (ou canevas) conçus et mis à jour en interne par un administrateur fonctionnel central.

 

Cet administrateur interne gère l'ensemble des clauses et des canevas de façon autonome : il peut paramétrer la rédaction des clauses en fonction du degré de savoir-faire des utilisateurs.

 

Les canevas sont mis à disposition des rédacteurs et sont pré complétés des informations saisies dans les caractéristiques principales de la consultation du module de gestion et suivi de la procédure.

 

Les mises à jour sont immédiates sur les documents en cours d'é laboration.

Dans le cas de la mise à jour d'une clause, celle-ci impacte tous les canevas dans lesquels elle figure.

 

Module support Base Documentaire

La base recueille les documents pratiques et utiles pour la matière des marchés publics et délégations de service public.

Un administrateur fonctionnel interne y rassemble :

- Des textes officiels,

- Des fiches pratiques,

- Des modèles et formulaires

- Etc.  

Tout utilisateur a accès à cette base et peut rechercher des documents dans les répertoires ou grâce au moteur de recherche par mots-clés.
Module support Administration

Il permet d'administrer fonctionnellement :

- les profils génériques des utilisateurs (gestionnaire de procédure, rédacteur, valideur, administrateur…)

- les comptes des utilisateurs

- les comptes BOAMP pour l'envoi des avis de publicité

- les actualités de la page d'accueil

- les organigrammes des directions saisis dans l'a pplication